Schluss mit dem Dokumentenchaos. Dokumente sicher austauschen mit AITEZA Relay

Zehn E-Mails mit unterschiedlichen Anhängen, ein Download-Link für größere Dateien, der nach 3 Tagen abgelaufen ist und weitere Unterlagen in OneDrive oder SharePoint. Wer regelmäßig mit Kunden, Lieferanten und externen Projektpartnern zusammenarbeitet, kennt diese Situation.

Dokumente werden über verschiedene Kanäle ausgetauscht, unterschiedliche Dateiversionen entstehen und schnell geht der Überblick verloren. Welche Unterlagen wurden bereits bereitgestellt? Welche Version ist aktuell? Fehlen noch wichtige Dokumente? Und wer hat eigentlich Zugriff auf welche Informationen?

Gerade im Engineering und in der Industrie, wo umfangreiche technische Dokumentationen, Planungsunterlagen und Prüfberichte zwischen mehreren Unternehmen ausgetauscht werden, wird diese unstrukturierte Kommunikation schnell zur Herausforderung.

AITEZA Relay setzt genau hier an.

Statt Dokumente über zahlreiche E-Mails und Download-Links zu verteilen, können Unternehmen ihren Kunden und Geschäftspartnern einen zentralen, kontrollierten Zugang zu ihren AITEZA-Datenräumen bereitstellen. Externe Partner können Dokumente einsehen, herunterladen und bei entsprechender Berechtigung selbst Unterlagen hochladen, ganz ohne eigenes AITEZA-Konto.

Doch Relay geht noch einen entscheidenden Schritt weiter. Die freigegebenen Dokumente lassen sich mithilfe künstlicher Intelligenz durchsuchen. Kunden und Projektpartner müssen Informationen nicht mehr mühsam in einzelnen Dateien suchen, sondern können ihre Fragen direkt an die KI stellen und die Antworten anhand der angegebenen Quellen überprüfen.

Aus unstrukturiertem Dokumentenaustausch wird so eine zentrale, kontrollierte Zusammenarbeit.

Wie das funktioniert und welche Möglichkeiten AITEZA Relay für den sicheren Dokumentenaustausch bietet, zeigen wir anhand eines typischen Projekts aus dem Engineering.

Ein zentraler Ort für den Dokumentenaustausch

In vielen Unternehmen gibt es bereits Lösungen für die gemeinsame Ablage von Dokumenten. Trotzdem findet der Austausch mit externen Geschäftspartnern häufig über unterschiedliche Systeme statt.

Der Kunde bevorzugt SharePoint, der Lieferant verschickt seine Dateien per E-Mail und das Ingenieurbüro erhält umfangreiche Dokumentationspakete über einen Download-Link.

Mit AITEZA Relay lässt sich dieser Austausch an einem zentralen Ort organisieren.

Unternehmen geben einen bestehenden AITEZA-Datenraum für ausgewählte externe Personen frei. Die eingeladenen Gäste erhalten einen persönlichen Link und können auf die bereitgestellten Dokumente zugreifen.

Eine zusätzliche Registrierung bei AITEZA ist nicht erforderlich. Für die Anmeldung erhalten die Gäste einen sechsstelligen Sicherheitscode per E-Mail, der zehn Minuten gültig ist.

Je nach Berechtigung können sie Dokumente einsehen, herunterladen und eigene Dateien hochladen.

Dabei bestimmt das Unternehmen, welche Funktionen zur Verfügung stehen und wie lange der Zugang bestehen bleibt.

“AITEZA Relay ermöglicht externen Projektpartnern den zentralen Zugriff auf freigegebene Dokumente.”

Ein Beispiel aus dem Engineering

Ein Ingenieurbüro übernimmt die Planung einer neuen Industrieanlage. Für das Projekt werden zahlreiche Unterlagen benötigt. Dazu gehören technische Spezifikationen, bestehende Anlagenpläne, Schaltpläne, Sicherheitsdatenblätter, Prüfberichte und Dokumentationen verschiedener Hersteller.

Der Auftraggeber stellt die ersten Unterlagen bereit. Während der Planung kommen weitere Dokumente hinzu, einzelne Pläne werden überarbeitet und externe Lieferanten ergänzen technische Informationen.

Ohne einen zentralen Austausch entstehen schnell mehrere Dokumentenstände, zusätzliche Rückfragen und unübersichtliche E-Mail-Verläufe.

So funktioniert die Zusammenarbeit mit Relay

Das Ingenieurbüro oder der Auftraggeber richtet einen AITEZA-Datenraum für das Projekt ein und aktiviert Relay.

Anschließend werden die beteiligten Personen eingeladen. Jeder Gast erhält einen eigenen Zugang zu den freigegebenen Unterlagen.

Neue Projektdokumente können direkt im Datenraum bereitgestellt werden. Externe Partner dürfen bei entsprechender Berechtigung eigene Unterlagen hochladen.

Ein Lieferant kann beispielsweise ein neues technisches Datenblatt oder einen Prüfbericht ergänzen, ohne dass ein weiterer E-Mail-Anhang verschickt werden muss.

Das interne Projektteam sieht die neu eingegangenen Dateien und kann sie prüfen, bevor sie für die weitere Verarbeitung in AITEZA freigegeben werden.

Auch Änderungen an bestehenden Dokumenten lassen sich nachvollziehen.

Damit arbeiten die Beteiligten über einen gemeinsamen Zugang zu den Projektunterlagen, statt Informationen aus verschiedenen Kommunikationskanälen zusammensuchen zu müssen.

Dieses Beispiel lässt sich ebenso auf die Zusammenarbeit mit Maschinenherstellern, Stadtwerken, externen Sachverständigen, Rechtsberatern oder industriellen Lieferanten übertragen. Erfahren Sie hier mehr, wie AITEZA Ihnen auch in Ihrer Branche weiterhelfen kann.

Welche Dokumente lassen sich mit AITEZA Relay austauschen?

Nicht jedes Projekt besteht ausschließlich aus PDF-Dateien. Gerade im Engineering kommen unterschiedliche Dokumententypen zusammen.

AITEZA unterstützt bei der Dokumentenverarbeitung unter anderem folgende Formate.

• PDF-Dokumente, einschließlich gescannter Unterlagen
• Microsoft Word, Excel und PowerPoint
• OpenDocument-Dateien
• Textdateien, CSV und Markdown
• Bilddateien wie JPG, PNG und TIFF
• Archive wie ZIP, TAR und 7z

Auch weitere Dateiformate lassen sich über AITEZA Relay austauschen. Gerade im Engineering ist das von Vorteil, da beispielsweise auch CAD-Zeichnungen hochgeladen und heruntergeladen werden können.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen dem reinen Dateiaustausch und der Verarbeitung durch AITEZA. Während CAD-Dateien über Relay bereitgestellt und heruntergeladen werden können, lassen sich ihre Inhalte derzeit nicht für die KI-Suche aufbereiten. Andere unterstützte Dokumentformate können hingegen direkt in AITEZA verarbeitet und durchsucht werden.

Ausführbare Dateien und Skripte werden bei externen Relay-Uploads grundsätzlich nicht angenommen.

Wie groß dürfen die Dateien sein?

Relay ist auch für den Austausch größerer Dokumentationspakete ausgelegt.

Eine einzelne Datei darf bis zu 10 GB groß sein. Pro Gast sind maximal 1.000 Dateien und 100 GB Speicherplatz vorgesehen. Für einen Relay stehen insgesamt 100 GB Speicher zur Verfügung.

Zusätzlich können bis zu 100 Ordner mit maximal drei Ebenen angelegt werden.

Damit lassen sich auch umfangreiche technische Dokumentationen strukturiert bereitstellen.

Wie sicher ist der Dokumentenaustausch mit AITEZA Relay?

Wer technische Projektunterlagen, Verträge oder vertrauliche Unternehmensdokumente mit externen Partnern austauscht, möchte genau wissen, wer Zugriff erhält und was mit hochgeladenen Dateien geschieht.

AITEZA Relay bietet dafür mehrere Schutzmechanismen.

Datenhaltung und Datenhoheit bei AITEZA

Bei vertraulichen Unternehmensdokumenten spielt nicht nur die sichere Übertragung eine Rolle. Ebenso wichtig ist die Frage, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden.

AITEZA bietet dafür unterschiedliche Betriebsmodelle. Die meisten unserer Kunden entscheiden sich für eine Virtual Private Cloud (VPC) bei einem deutschen Hostinganbieter. Alternativ ist der Betrieb in unserer SaaS-Cloud oder direkt auf der eigenen Unternehmensinfrastruktur (On-Premises) möglich.

Damit können Unternehmen selbst entscheiden, welche Infrastruktur am besten zu ihren Anforderungen an Datenschutz und Datenhoheit passt. Der Dokumentenaustausch über AITEZA Relay erfolgt über die jeweilige AITEZA-Instanz. Die Dokumente werden dort zentral verwaltet und für berechtigte Geschäftspartner zugänglich gemacht.

Insbesondere beim Betrieb in einer VPC oder auf eigener Infrastruktur behalten Unternehmen die Kontrolle über den Speicherort ihrer Dokumente. Welche externen Dienste gegebenenfalls für zusätzliche KI-Funktionen genutzt werden, hängt von der gewählten Konfiguration ab.

Persönliche Zugänge und begrenzte Freigaben

Jeder externe Gast erhält einen persönlichen Zugangslink. Für die Anmeldung ist zusätzlich ein Sicherheitscode erforderlich, der an seine E-Mail-Adresse geschickt wird.

Für jeden Relay wird ein Enddatum festgelegt. Nach Ablauf dieses Datums wird der Zugang automatisch gesperrt. Darüber hinaus können Unternehmen einzelne Gäste entfernen oder den gesamten Relay deaktivieren.

Auch die verfügbaren Funktionen lassen sich steuern. So kann beispielsweise festgelegt werden, ob externe Personen Dokumente herunterladen oder eigene Dateien hochladen dürfen. Sollen weitere Personen Zugang erhalten, kann eine entsprechende Anfragefunktion aktiviert werden. Die Entscheidung über die Freigabe bleibt beim verantwortlichen Unternehmen.

"Zugriffsrechte und Freigabedauer lassen sich für die externe Zusammenarbeit gezielt konfigurieren.“

Virenschutz beim Hochladen

Eine besonders wichtige Funktion ist der integrierte Virenschutz.

Dateien, die externe Gäste hochladen, werden mit einem Virenscanner auf bekannte Schadsoftware untersucht.

Wird Schadsoftware erkannt, lehnt AITEZA die Datei ab.

Es gibt allerdings technische Grenzen. Der Virenscan kann Dateien bis zu einer Größe von 500 MB prüfen. Größere Dateien sowie verschlüsselte, passwortgeschützte oder aus anderen Gründen nicht prüfbare Dateien können angenommen werden, erhalten aber eine entsprechende Kennzeichnung.

Bevor solche Dateien in AITEZA verarbeitet werden, muss ein berechtigter Mitarbeiter die Verarbeitung ausdrücklich bestätigen. Diese Entscheidung wird mit Namen und Zeitpunkt protokolliert.

Der Virenschutz reduziert damit Risiken beim Dokumentenaustausch. Wie bei jedem signaturbasierten Virenscanner lässt sich eine vollständige Erkennung sämtlicher Schadsoftware jedoch nicht garantieren.

Externe Dokumente werden nicht ungeprüft verarbeitet

Ein weiterer Schutzmechanismus betrifft den Umgang mit neu eingegangenen Dateien.

Uploads von externen Gästen landen zunächst in einem gesonderten Bereich mit dem Namen „External Uploads“.

Dort erhalten sie den Status „Prüfung ausstehend“.

Erst nachdem ein Mitglied des internen Teams die Dateien geprüft und zur Verarbeitung freigegeben hat, stehen deren Inhalte für die Suche und die KI-Funktionen von AITEZA zur Verfügung.

So entscheidet nicht der externe Absender darüber, welche hochgeladenen Inhalte unmittelbar in die unternehmenseigene Wissensbasis übernommen werden.

Datenschutz und Datenhoheit

Neben der technischen Sicherheit spielt die Kontrolle über vertrauliche Unternehmensinformationen eine wichtige Rolle.

AITEZA bietet unterschiedliche Betriebsmodelle, darunter Cloudlösungen und die Bereitstellung in einer kundeneigenen Infrastruktur.

Welche Datenschutzanforderungen erfüllt werden müssen, hängt unter anderem davon ab, welche Daten ausgetauscht werden, wo die Plattform betrieben wird und wie die Zugriffsrechte konfiguriert sind.

AITEZA Relay unterstützt Unternehmen dabei, externe Freigaben gezielt zu verwalten, anstatt Dokumente unkontrolliert über verschiedene Übertragungswege zu verteilen.

Einzelne Gäste können eingeladen, Berechtigungen angepasst und Zugänge wieder entzogen werden.

Eine datenschutzkonforme Nutzung setzt darüber hinaus die passenden technischen, vertraglichen und organisatorischen Rahmenbedingungen voraus.

Was wurde ausgetauscht und was hat sich geändert?

Ein zentraler Dokumentenaustausch bringt wenig, wenn anschließend niemand nachvollziehen kann, welche Unterlagen neu hinzugekommen sind.

Deshalb bietet AITEZA Relay eine Übersicht über Änderungen am freigegebenen Dokumentenbestand.

Externe Gäste können sehen, welche Dokumente seit ihrem letzten Besuch hinzugefügt, aktualisiert, verschoben oder entfernt wurden.

Auch das interne Team kann nachvollziehen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Aktivitäten externer Gäste werden entsprechend gekennzeichnet.

Zusätzlich lassen sich E-Mail-Benachrichtigungen einrichten.

So kann das Projektteam informiert werden, wenn ein Lieferant neue Unterlagen hochgeladen hat. Externe Gäste können wiederum Benachrichtigungen erhalten, wenn das Unternehmen Dokumente ergänzt oder aktualisiert.

Die Benachrichtigungen lassen sich beispielsweise sofort, täglich oder wöchentlich versenden.

In der Gästeverwaltung ist außerdem ersichtlich, wie intensiv ein Zugang genutzt wurde. Dazu gehören unter anderem die Anzahl der Downloads und hochgeladenen Dateien.

Diese Informationen verbessern die Nachvollziehbarkeit des Austauschs. Sie ersetzen allerdings keine fachliche Vollständigkeitsprüfung der Projektdokumentation und bestätigen nicht automatisch, dass jeder Empfänger sämtliche benötigten Dokumente gelesen hat.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die Suche mit KI

Im Mittelpunkt von Relay steht der kontrollierte Austausch von Dokumenten. Darüber hinaus können Unternehmen ihren externen Partnern die KI-Funktionen von AITEZA zur Verfügung stellen.

Das ist besonders bei umfangreichen technischen Dokumentationen interessant.

Ein Ingenieur, der eine bestimmte Information aus mehreren hundert Seiten Projektdokumentation benötigt, kann seine Frage direkt an AITEZA stellen.

Die Plattform sucht nach passenden Informationen in den freigegebenen Unterlagen und liefert Antworten mit Quellenverweisen.

Der Anwender kann die entsprechenden Stellen anschließend im Originaldokument überprüfen.

Die KI hat dabei ausschließlich Zugriff auf die für den Gast freigegebenen Inhalte und kann diese nicht verändern.

Diese Funktion ist optional. Unternehmen, die Relay ausschließlich für den Dokumentenaustausch einsetzen möchten, können die KI-Funktionen vollständig deaktivieren.

Damit bleibt Relay auch ohne KI ein Werkzeug für die Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern.

Häufige Fragen zu AITEZA Relay

Brauchen externe Gäste ein eigenes AITEZA-Konto?

Nein. Gäste erhalten einen persönlichen Zugangslink und melden sich über einen Sicherheitscode an, der per E-Mail verschickt wird.

Wie groß dürfen Dateien bei Relay sein?

Eine einzelne Datei darf maximal 10 GB groß sein. Pro Gast können bis zu 1.000 Dateien mit insgesamt 100 GB hochgeladen werden. Der Gesamtspeicher pro Relay beträgt ebenfalls 100 GB.

Werden hochgeladene Dateien auf Viren geprüft?

Ja. AITEZA verwendet ClamAV zur Prüfung auf bekannte Schadsoftware. Dateien über 500 MB oder solche, die aus technischen Gründen nicht gescannt werden können, werden entsprechend gekennzeichnet.

Können externe Personen Dokumente ohne Freigabe hochladen?

Nur wenn die Upload-Funktion für den Relay aktiviert wurde. Neue Dateien werden zunächst separat gespeichert und müssen intern geprüft und verarbeitet werden, bevor sie für die KI-Suche zur Verfügung stehen.

Kann ich den Zugriff auf Dokumente wieder entziehen?

Ja. Einzelne Gäste können entfernt und ganze Relays deaktiviert werden. Zusätzlich verfügt jeder Relay über ein festgelegtes Enddatum, nach dem der Zugang automatisch gesperrt wird.

Ist AITEZA Relay auch ohne KI nutzbar?

Ja. Die KI-Funktionen können deaktiviert werden. Relay kann dann ausschließlich zum Bereitstellen, Herunterladen und Hochladen von Dokumenten genutzt werden.

Fazit

Der Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen gehört zum Arbeitsalltag. Trotzdem ist er häufig unnötig kompliziert.

Unterschiedliche Übertragungswege, verstreute Dateien und zahlreiche Dokumentenversionen erschweren es, den Überblick zu behalten.

Gerade im Engineering und in der Industrie, wo große Mengen technischer Unterlagen zwischen Auftraggebern, Planern, Herstellern und Lieferanten ausgetauscht werden, macht sich das bemerkbar.

AITEZA Relay schafft dafür einen zentralen Zugang. Unternehmen können Dokumente bereitstellen, externe Partner einladen, neue Unterlagen entgegennehmen und den Zugriff gezielt steuern.

Persönliche Zugänge, zeitliche Begrenzungen, Virenschutz und die interne Prüfung eingehender Dokumente unterstützen einen kontrollierten Austausch.

Änderungsübersichten und Benachrichtigungen erleichtern zusätzlich die Zusammenarbeit.

Und wer mehr aus seinen Dokumenten herausholen möchte, kann den externen Partnern auch die KI-gestützte Suche zur Verfügung stellen.

Mit AITEZA Relay wird der Dokumentenaustausch einfacher, übersichtlicher und besser kontrollierbar.

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