Wie horst weyer und partner Kundenunterlagen in Tagen statt Wochen sichtet

Wer eine Anlage plant oder ein Genehmigungsverfahren begleitet, startet selten bei null. Meist liegt schon viel vor: der bestehende Genehmigungsbescheid, Gutachten, Verfahrensbeschreibungen, Fließbilder, Pläne, Sicherheitsdatenblätter und jede Menge Korrespondenz. Bei der horst weyer und partner gmbh in Düren, einem Ingenieurbüro der weyer gruppe mit Kunden vor allem aus Chemie und Pharma, sind das zu Projektbeginn schnell mehrere hundert Dateien.

Die Herausforderung: erst lesen, dann fragen

Bevor das Team sinnvolle Rückfragen an den Kunden stellen kann, muss es wissen, was in den Unterlagen steht, was fehlt und wo sich Angaben widersprechen. Das heißt: Ordner durchgehen, Dokumente öffnen, Pläne mit Gutachten abgleichen. Bis die erste fundierte Liste mit Rückfragen beim Kunden lag, vergingen so meist ein bis zwei Wochen.

Auch später im Projekt kostete jede Suche Zeit, etwa nach einer bestimmten Auflage, einem Stoffdatum oder dem aktuellen Planstand. Eine klassische Volltextsuche hilft dabei nur begrenzt. Sie findet nur exakte Begriffe, kann gescannte Seiten und Pläne nicht lesen und wirft Treffer aus allen Projekten durcheinander.

Die Lösung: ein Datenraum je Projekt

Heute legt das Team für jedes Projekt einen eigenen Datenraum in AITEZA an. Die Unterlagen des Kunden kommen als ZIP-Archiv hinein, die Ordnerstruktur bleibt dabei erhalten. AITEZA liest PDF-, Word- und Excel-Dateien, E-Mails und gescannte Dokumente. Pläne und Zeichnungen werden von einem Bildmodell beschrieben und sind damit ebenfalls durchsuchbar.

Die Fragen stellt das Team im Chat, so wie es sie einer Kollegin stellen würde. Dabei legt es fest, in welchen Datenräumen gesucht wird, also nur in den Unterlagen dieses einen Projekts. AITEZA arbeitet die Frage dann in mehreren Schritten ab: Es verschafft sich einen Überblick über die Dateien, sucht gezielt nach Bedeutung und nach exakten Begriffen, liest die passenden Abschnitte vollständig und rechnet in Tabellen nach. Zu jeder Aussage nennt es die Quelle. Ein Klick öffnet das Originaldokument an der richtigen Stelle.

Ein typisches Beispiel direkt nach dem Upload:

Welche Angaben zu Auflagen aus dem bestehenden Genehmigungsbescheid, zu den eingesetzten Stoffen und zum Explosionsschutz fehlen oder widersprechen sich in den Unterlagen?

AITEZA listet die Fundstellen je Thema auf, zeigt Widersprüche zwischen den Dokumenten und verweist jeweils auf Datei und Seite. Daraus formuliert das Team die erste Liste mit Rückfragen an den Kunden.

Der Mensch entscheidet

AITEZA bereitet die Informationen auf, die fachliche Bewertung bleibt beim Team. Die Ingenieurinnen und Ingenieure prüfen jede Aussage über die Quelle und entscheiden, welche Fragen an den Kunden gehen. Die Unterlagen des Kunden bleiben dabei geschützt: Rechte werden je Datenraum vergeben, sodass nur das jeweilige Projektteam Zugriff hat. AITEZA läuft in Rechenzentren in Frankfurt am Main, die KI-Modelle in EU-Regionen, und mit den Daten wird kein Modell trainiert.

Das Ergebnis

Nach Einschätzung des Projektteams gehen die ersten fachlichen Rückfragen heute nach ein bis zwei Tagen an den Kunden statt nach ein bis zwei Wochen. Einzelne Recherchen im laufenden Projekt dauern wenige Minuten statt einer halben Stunde. Und weil jede Antwort eine Quelle hat, lässt sie sich jederzeit nachprüfen.

Eine Grenze bleibt: Die Antworten sind nur so gut wie die Unterlagen. Liegen veraltete Fassungen im Datenraum, kann AITEZA auch diese finden. Genau deshalb prüft das Team wichtige Aussagen immer über die Quellenangabe.

Mehr erfahren

Wie Datenräume und Antworten mit Quelle funktionieren, zeigen die Seiten Datenräume und Antworten mit Quelle. Mehr über die horst weyer und partner gmbh und die weyer gruppe finden Sie unter weyer-gruppe.com.