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Ihre Kunden immer auf dem aktuellen Stand. Ohne E-Mail-Anhänge.

KI-Assistenten helfen meist nur dem eigenen Team. Mit Relay öffnen Sie einen Datenraum auch für Kunden, Partner oder Nachunternehmer, samt der Möglichkeit, Fragen an die Unterlagen zu stellen. Ihre Gäste brauchen kein Konto: Sie erhalten eine Einladung per E-Mail und melden sich mit einem Einmal-Code an. Sie sehen immer den aktuellen Stand, laden selbst Unterlagen hoch und stellen Fragen direkt an die Dokumente.

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Warum Sie das brauchen

  • Schluss mit veralteten Anhängen

    Gäste sehen immer die aktuelle Fassung im Raum. Was neu ist oder sich geändert hat, erkennen sie auf einen Blick.

  • Ihr Kunde liefert direkt zu

    Gäste laden Unterlagen selbst hoch. Die Dateien landen in einem eigenen Bereich des Raums und werden auf Schadsoftware geprüft.

  • Weniger Rückfragen

    Gäste stellen ihre Fragen direkt an die Unterlagen und erhalten Antworten mit Quelle. Vorgeschlagene Fragen erleichtern den Einstieg.

  • Sie behalten die Kontrolle

    Ablaufdatum, Download, Upload und KI-Funktionen legen Sie je Freigabe fest. Eine Freigabe lässt sich jederzeit beenden, und die Vorgänge werden protokolliert.

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So funktioniert es

Stadtwerke LindauPumpwerk NordRelay
Kessler EngineeringIhr TeamJWAKProjektleitung: J. WeberPumpwerk NordGeteilt per RelayAnsehenDownloadUploadFragenLäuft ab am 31.12.2026VertragPlan CPlan DUploads von GästenMesswerteVirenprüfung bestandenGastStadtwerke LindauMREinladung von J. Weber„Die neuesten Pläne sind hier.“Einmalcode482917Angemeldet · ohne KontoDokumenteContract.pdfPlan_C.dwgPlan_D.dwgDer Gast kann:DownloadUploadFragenNEUZugriff beendet
06Am Ablaufdatum endet der Zugriff automatisch.

Was AITEZA kann

  • Kein Konto für Gäste nötig, Anmeldung per Einmal-Code
  • Ablaufdatum je Freigabe, jederzeit vorzeitig beendbar
  • Download, Upload und KI-Funktionen einzeln schaltbar
  • Änderungsverlauf: Gäste sehen, was neu ist
  • Vorgeschlagene Fragen und ein Tageslimit für KI-Anfragen
  • Gäste können Zugang für Kolleginnen und Kollegen anfragen, Sie entscheiden
  • Übersicht aller externen Freigaben für die Administration

Anwendungsfälle

So setzen Teams diese Funktion im Alltag ein.

01

Unterlagen für Eigentümer bereitstellen

Ausgangslage
Vor jeder Eigentümerversammlung fragen Eigentümer nach Protokollen, Abrechnungen und Angeboten. Die Verwaltung verschickt dieselben Anhänge immer wieder.
So hilft AITEZA
Die Verwaltung teilt den Datenraum des Objekts per Relay mit den Eigentümern. Dort finden sie alles an einem Ort und stellen ihre Fragen direkt an die Unterlagen.

Wie hoch war die Instandhaltungsrücklage zum Jahresende?

Die Rücklage betrug zum 31. Dezember 84.250 Euro. Im Vorjahr waren es 79.900 Euro. Jahresabrechnung_2025_Musterstraße_8.pdf, S. 9

02

Belege vom Mandanten einsammeln

Ausgangslage
Belege kommen per E-Mail, USB-Stick oder Post. Bis alles vollständig ist, vergehen Wochen mit Nachfragen.
So hilft AITEZA
Der Mandant erhält per Relay Zugang zu seinem Datenraum und lädt Belege selbst hoch. Die Kanzlei sieht sofort, was neu ist, und AITEZA gleicht mit der Checkliste ab, was noch fehlt.

Welche Unterlagen für die Einkommensteuer 2025 fehlen laut Checkliste noch?

Es fehlen noch die Steuerbescheinigung der Muster Bank und die Nebenkostenabrechnung der vermieteten Wohnung. Alle übrigen Punkte der Checkliste sind belegt. Checkliste_ESt_2025.docx; Uploads des Mandanten im Februar

Häufige Fragen

Weitere Funktionen

Sehen Sie AITEZA mit Ihren eigenen Dokumenten.

In einer kurzen Demo zeigen wir Ihnen, wie AITEZA mit Ihren Unterlagen arbeitet. Gehostet in Deutschland, DSGVO-konform.

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